V praxi sa častokrát aj v roku 2024 stretávame s tým, že zamestnávateľ pri nástupe do zamestnania pripája ku pracovnej zmluve aj súhlas so spracovaním osobných údajov, predovšetkým za účelom vedenia personálnej a mzdovej agendy. Mnohokrát mu toto tlačivo ponúka priamo personálny program. Tento postup je však nesprávny. Pozrite sa spoločne s nami v krátkosti, prečo súhlas so spracovaním osobných údajov nie je vhodne zvoleným právnym základom.
Súhlas so spracovaním osobných údajov nie je považovaný za vhodný právny základ v prípade zamestnaneckoprávnej agendy z niekoľkých dôvodov:
Nerovnováha moci medzi zamestnávateľom a zamestnancom: V pracovnoprávnom vzťahu existuje inherentná nerovnováha moci, kde zamestnanec môže cítiť tlak alebo povinnosť súhlasiť so spracovaním osobných údajov, aj keď s tým nesúhlasí. Tento súhlas preto nemusí byť daný slobodne, čo je jednou z hlavných podmienok pre platnosť súhlasu podľa GDPR.
Odmietnutie alebo odvolanie súhlasu: Ak by zamestnanec mohol odmietnuť alebo odvolať súhlas bez negatívnych dôsledkov, bolo by to v rozpore s reálnymi podmienkami pracovného vzťahu. V praxi by však zamestnanec mohol čeliť negatívnym dôsledkom, čo opäť znižuje dobrovoľnosť súhlasu.
Existujú iné vhodnejšie právne základy: Pre spracovanie osobných údajov v zamestnaneckej agende sú častejšie vhodnejšie právne základy, ako napríklad splnenie právnej povinnosti zamestnávateľa (napr. uchovávanie záznamov o zamestnancoch pre daňové účely) alebo plnenie zmluvy (napr. zmluva o zamestnaní). Tieto základy sú zvyčajne stabilnejšie a spoľahlivejšie ako súhlas, ktorý môže byť kedykoľvek odvolaný.
Praktické dôsledky: Ak by sa súhlas zamestnanca použil ako hlavný právny základ a zamestnanec by tento súhlas neskôr odvolal, mohlo by to výrazne ovplyvniť schopnosť zamestnávateľa spracovávať údaje nevyhnutné na vedenie pracovnej agendy, čo by bolo pre zamestnávateľa nepraktické a právne riskantné.
Pre tieto dôvody je v pracovnoprávnom kontexte preferované použitie iných právnych základov na spracovanie osobných údajov namiesto súhlasu. Zároveň sa v mnohých prípadoch opomína aj plnenie informačnej povinnosti v zmysle článku 13 a 14 GDPR.
